Abstract

ISIPM, in collaborazione con Russell D. Archibald e Darci Prado, promuove anche in Italia una ricerca sul livello di maturità delle organizzazioni in merito alla corretta applicazione di sistemi, strutture, metodologie e tecniche di Project Management.
Tale ricerca si basa sulla compilazione di un questionario di 40 domande alle quali è possibile rispondere on-line dal sito www.maturityresearch.com/novosite/it .
Oggetto del questionario proposto è la rilevazione e valutazione, anonima, del grado di maturità nel project management della organizzazione oggetto dell’intervista o di una sua area funzione (divisione, linea, ecc…). La valutazione verterà sul grado di aderenza, dell’unità funzionale rispondente, rispetto a 6 dimensioni di analisi (competenza contestuale, metodologia, informatizzazione, struttura organizzativa, allineamento strategico, competenze comportamentali). Oltre a questo risultato analitico verrà proposto da subito un risultato generale che riporta il valore di maturità conseguito per ogni livello del modello di maturità sottostante al questionario.
L’impegno richiesto consiste nella compilazione di 40 domande a risposta chiusa indicando una sola risposta tra le 5 proposte. Il tempo richiesto per questa operazione varia tra i 30 e i 45 min a seconda del grado di conoscenza che si possiede rispetto all’unità funzionale oggetto dell’intervista.
A monte di questa fase viene richiesto di rispondere a delle domande di screening dell’organizzazione per identificare essenzialmente la categoria (privati, Pubblica Amministrazione) ed il ramo industriale di riferimento.
Il soggetto o i soggetti coinvolti nella compilazione del questionario devono essere preferibilmente: il responsabile funzionale, il coordinatore del PMO (Project Management Office), un collaboratore diretto di una delle figure prima citate che sia totalmente informato sul come i progetti sono gestiti nella funzione, sul personale coinvolto, sulla formazione erogata, ecc.
Le finalità della ricerca sono di pura divulgazione scientifica, sfruttando i risultati per un benchmarking competitivo e/o generico, con la possibilità di sfruttarne le potenzialità per benchmarking di tipo interno, funzionale e cooperativo. I risultati delle unità rispondenti verranno inviati esclusivamente ai diretti interessati sotto forma di report grafici (es: istogrammi). I dati di tutte le unità rispondenti verranno invece inseriti in un report di benchmarking anonimo il cui obiettivo è fornire una visione d’insieme del grado di maturità nel project management delle realtà italiane. La riservatezza dei dati, tra cui i nomi delle aziende rispondenti, è strettamente confidenziale ed è garantita dall’Istituto Italiano di Project Management.
L’utente che deciderà di partecipare alla compilazione del questionario, nel caso in cui avesse necessità di supporto, può rivolgersi all’Istituto stesso che lo guiderà e gli fornirà tutte le spiegazioni richieste e necessarie.
 

Introduzione

Dalla data della sua fondazione, avvenuta più di 4 anni fa, l’Istituto Italiano di Project Management si batte in ogni modo ed in ogni luogo per diffondere sempre più in Italia la “cultura” del Project Management (PM).
In una fase iniziale ci si è rivolti soprattutto alla figura professionale del project manager organizzando eventi e seminari in cui i project manager italiani potessero confrontarsi e accrescere le proprie competenze e conoscenze sulla disciplina della gestione progetti.
In una seconda fase ci si è focalizzati nel definire “percorsi base” di formazione, che portassero ad un primo livello di certificazione e di attestazione formale delle conoscenze di base di project management, indispensabili per svolgere tale importante professione. Nasce così, a fine 2008, la “Guida alla certificazione base di project management”, edita da Franco Angeli. Poco meno di 400 persone hanno in pochi mesi acquisito la certificazione base di PM definita dal nostro Istituto e che ha come acronimo ISIPM-Base.
Ma a che serve accrescere e certificare le conoscenze di PM dei principali attori di un sistema di gestione progetti se l’ambiente in cui essi devono operare resta fortemente immaturo?
E’ infatti evidente che le dimensioni culturale e formativa, se pur importanti, non possono da sole permettere l’affermarsi di un “sistema di PM” senza una contemporanea azione su altre dimensioni quali, ad esempio, le metodologie di PM adottate, il sistema informativo, la struttura organizzativa, ecc.
Occorre inoltre chiedersi: sono i top manager aziendali consapevoli di quale sia l’attuale livello di maturità generale, parlando di PM, delle proprie organizzazioni?
Per rispondere adeguatamente alle precedenti domande sono nati nel corso degli ultimi decenni diversi “modelli” di analisi e di sviluppo della maturità aziendale rispetto al PM, definiti generalmente Project Management Maturity Model (acronimo: PMMM).

L’Istituto Italiano di Project Management, dopo una approfondita analisi dei principali PMMM presenti sul mercato, ha deciso di adottare e promuovere un modello “leggero”, ma non per questo meno efficace, nella convinzione che in Italia sia oggi più che mai necessario per molte organizzazioni avviarsi per piccolo passi successivi lungo un percorso in salita, alquanto impervio, che conduca verso la vetta di una sempre miglior gestione dei propri progetti.
La scelta è così caduta sul modello di maturità sviluppato in Brasile dal Prof. Darci Prado e promosso in tutto il mondo dal grande Russell D. Archibald, fondatore del PMI e studioso del Project Management di fama internazionale.

Il modello di maturità di Prado ha inoltre il grande vantaggio di poter essere applicato non solo all’intera organizzazione, cosa non sempre agevole, ma anche ad una singola “funzione” (o divisione) della stessa.


Il Project Management Maturity Model di Prado

Il modello di Prado è stato messo a punto a partire dal 2002, con l’intenzione dichiarata di realizzare un modello semplice e facilmente applicabile, a differenza della tendenza seguita fino a quella data da altri modelli che essendo generalmente molto complessi e algoritmici rilevano una ancor modesta utilizzazione, in modo particolare in Italia.
Il modello di Darci Prado è stato successivamente perfezionato a partire dal 2004 con la collaborazione di Russell D. Archibald, ed è stato utilizzato prima in Brasile e poi esportato all’estero (Portogallo, Francia e ora in Italia). Il modello in oggetto, giunto alla attuale versione 1.6 e descritto nel sito www.maturityresearch.com/novosite/it, è stato utilizzato da parte di Prado e Archibald, con l’aiuto di 40 volontari, per effettuare ricerche annuali a partire dal 2005 sulla maturità delle organizzazioni.

Le principali caratteristiche del modello di Prado sono:

L’auto-assessment viene effettuato tramite un questionario di 55 domande, di cui 15 generali riguardanti l’organizzazione e 40 riguardanti 6 differenti dimensioni:

- competenze tecniche e di contesto;
- uso della metodologia;
- sistema informativo;
- struttura organizzativa;
- allineamento con il business;
- competenze comportamentali.

In base alle risposte fornite al questionario, il modello di Prado permette di posizionare la maturità totale dell’organizzazione, o della sua singola funzione, rispetto a 5 livelli di maturità che precisamente sono:

- livello 1: iniziale;
- livello 2: conosciuto;
- livello 3: standardizzato;
- livello 4: gestito;
- livello 5: ottimizzato.


Scopo della ricerca ISIPM-Prado

Per dare il via alla ricerca sulla maturità nel project management nelle organizzazioni italiane, ISIPM, in collaborazione con Darci Prado e Russell Archibald, ha predisposto sul sito http://www.maturityresearch.com/novosite/it una specifica sezione in lingua italiana, in cui le organizzazioni (o singole funzioni delle stesse) potranno compilare direttamente il questionario, ricevere i risultati in maniera assolutamente riservata, accedere ai risultati delle ricerche svolte negli anni precedenti e identificare settori simili a quelli della propria organizzazione per effettuare le opportune comparazioni.

Attraverso la valutazione della propria maturità, diventerà possibile per la singola funzione o per l’intera organizzazione compiere un salto di qualità e impostare un piano che consenta la crescita di tutta l’organizzazione, o di una singola funzione, da un livello di partenza a uno successivo, ben individuato e anch’esso valutabile, definendo quindi un insieme di azioni di miglioramento che coinvolgono i processi aziendali e che costituiscono ciò che Darci Prado chiama “Piano di crescita strutturata”.
Inoltre, la diffusione in Italia del modello di Darci Prado potrà contribuire a far crescere nelle organizzazioni la consapevolezza dello stretto legame esistente tra l’eccellenza dei risultati e la maturità nella gestione progetti e, di conseguenza, potrà diffondere la convinzione che una crescita strutturata nel project management aumenta anche la misura del successo in termini di risultati di business; e ciò assume una grande importanza in un momento di crisi dei mercati, in cui i margini si assottigliano e la capacità di raggiungere i risultati riducendo contemporaneamente i costi diventa un’esigenza preponderante.

Le finalità della ricerca ISIPM-Prado qui proposta sono:

1) Valutare il livello di maturità di una singola funzione, o di più funzioni, di una organizzazione attraverso la compilazione di un questionario on-line.
Tale operazione non comporta particolari difficoltà e, dopo aver risposto in maniera completa al questionario, si ottiene subito la valutazione numerica (da 1 a 5) del livello di maturità, attraverso un report simile a quello riportato nell’Allegato A;
2) A partire dal risultato ottenuto, effettuare una analisi critica della situazione attuale in relazione alle sei dimensioni di maturità esaminate;
3) Formulare, con il supporto di ISIPM, un piano di crescita strutturato rispetto alle sei dimensioni di maturità;
4) Agire, se lo si ritiene opportuno, in modo autonomo, o con il supporto di aziende esterne, per implementare il piano di crescita definito.

Il punto 1) può essere realizzato dalla organizzazione che si sottopone all’assessment in modo del tutto autonomo.
I punti 2) e 3) sono invece da considerasi come un “servizio” del tutto gratuito che ISIPM vuole regalare a tutte le organizzazioni che decideranno di prender parte a questa prima fase della ricerca. In tal caso contattare Questo indirizzo e-mail è protetto dallo spam bot. Abilita Javascript per vederlo. .
Il punto 4) infine, considerando la natura del tutto no-profit di ISIPM, non potrà veder coinvolto in prima persona l’Istituto stesso nell’eventuale realizzazione delle attività del piano di crescita, ma semmai riguarderà aziende terze.


Chi deve rispondere al questionario

Il questionario del sito www.maturityresearch.com/novosite/it è disponibile per chiunque e può essere utilizzato gratuitamente.

Tuttavia è conveniente che colui che risponde al questionario sia un professionista che conosce realmente l’area funzionale dell’organizzazione in cui lavora. Preferibilmente tale persona dovrebbe essere:
• il responsabile della funzione;
• il coordinatore del PMO (Project Management Office), se presente, della funzione;
• un collaboratore diretto di una delle figure citate che sia adeguatamente informato di come i progetti sono gestiti nella funzione, del personale coinvolto, della formazione erogata, ecc.
Nelle piccole e medie realtà a rispondere al questionario può essere ovviamente anche un AD o un Direttore Generale.

Per altro verso, la ricerca disponibile su Internet può essere consultata anche da studenti, curiosi e può anche essere utilizzata come test. È molto importante comunque che, all’atto dell’accesso al sistema, l’utente dichiari la tipologia di suo interesse.
 

Preparativi iniziali

Il questionario, disponibile su Internet è costituito da 40 domande. Esso consente di valutare la maturità di una funzione di una organizzazione con un grado di affidabilità soddisfacente.
Naturalmente il presupposto fondamentale è che le risposte siano fornite con serietà e onestà, oltre all’esistenza di una buona pratica della gestione progetti nella funzione che si sta valutando.
Per questo si evidenzia che chi risponde al questionario deve fornire risposte il più attinenti possibile alla sua realtà e in maniera conforme alla sua percezione.
Inoltre occorre evitare di impostare le risposte in forma non aderente alla realtà, solo al fine di ottenere un buon risultato e mostrare che nella propria funzione va tutto bene; in tal modo i propri risultati o quelli della funzione risulteranno alterati e, di conseguenza, non sarà possibile elaborare un piano di crescita adeguato. Solamente fornendo risposte realistiche sarà possibile tracciare un piano di crescita adeguato e sarà possibile confrontare la maturità della funzione con i risultati consolidati di altri funzioni della stessa organizzazione e di altre imprese simili a quella considerata.

Suggeriamo i seguenti passi operativi prima di iniziare:
• leggere le raccomandazioni fornite nel sito (se possibile, scaricare i testi e leggerli per prepararsi adeguatamente prima di rispondere);
• scegliere un momento appropriato per rispondere al questionario, evitando di farlo in momenti di grande agitazione;
• se possibile, invitare un professionista del proprio settore che conosca abbastanza bene l’argomento per avere un aiuto in questa operazione.

Tenendo conto dell’ampiezza dell’argomento, la pratica ha mostrato che due persone riescono a interpretare meglio le domande.

Presentazione PowerPoint

Scarica la presentazione della ricerca Isipm che il project manager, Prof. Federico Minelle, ha esposto al convegno del 24 novembre 2009:

[ presentazione ppt ]

Allegato A

Di seguito si riporta il report che si ottiene al termine del self-test di maturità.

Valutazione Finale della Maturità (VFM).
Rappresenta il risultato finale della maturità.
Il valore ottenuto deve essere interpretato nel modo seguente:

• fino a 1,60: molto scarsa;
• tra 1,61 e 2,60: scarsa;
• tra 2,61 e 2,99: media;
• tra 3,00 e 3,60: buona;
• tra 3,61 e 4,60: ottima;
• oltre a 4,60: eccellente.

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Per avere maggiori informazioni in merito alla ricerca in oggetto contattare Questo indirizzo e-mail è protetto dallo spam bot. Abilita Javascript per vederlo. o telefonare la mattina al seguente numero: 06 33 711 461